目的に合った会社を選びたい！？初心者でも良く分かる文字起こしのミニ知識をご紹介！

文字起こしの会社を初めて依頼するときには、注目するべきなのはどのジャンルを得意にしているのかということです。 文字起こしスタッフにも得手不得手があり、専門するジャンルにも違いがあります。場合によっては医療などの専門分野に特化していることもあるため、事前にどのようなジャンルに実績があるのかを確認しておくのをおすすめします。 会議のなかでも記録に残しておくべきほど重要なトピックこそ、文字起こしの専門会社に依頼するのが賢明です。

文字起こしの外部委託は自社の重要な情報を外に出すことになる

文字起こしの外部の委託は一般的には効率的な方法とされていますが、注意が必要です。外部委託することで、自社の重要な情報を外部に漏らす可能性があります。特に、会議やプレゼンテーションなどの機密情報が含まれる場合は、情報漏洩のリスクが高まるのです。そのため外部委託前には委託先の信頼性を確認し、契約書に秘密保持条項を盛り込むなど、情報漏洩を防止するための対策を講じることが重要です。自社で文字起こしを行う場合でも、情報漏洩のリスクがあるため、情報管理の徹底が必要です。 たとえば社内のPCに保存する際にはアクセス制限を設け必要最小限の人員のみが閲覧できるようにする、定期的にパスワードを変更する紙媒体での保存の場合はロッカーに保管するなど情報管理について細心の注意を払う必要があるのです。さらに、文字起こしを行う前に取り扱う情報について明確なルールを定め全員が遵守するよう徹底することも大切になります。情報漏洩は企業にとって大きな損失につながるだけでなく、顧客や取引先からの信頼を失う原因にもなるため、情報管理には十分な注意が必要です。

コア業務に集中できるのも文字起こしの外部委託のメリット

多くの人が会議に出席していた場合、発言が飛び交うため記録を全て漏らさず書き取るのは難しいことが多いので、一般的には録画や録音を行います。そして後日、それらを再生して文字起こしをして要点をまとめることになりますが、それには時間がかかってしまいます。大事な発言が漏れてしまわないように、文字起こしをするときは集中して耳をすましていなければならないからです。要点をまとめるなどコア業務も行わなければなりませんから、時間を無駄にすることはできません。そこでテープからの文字起こしであれば専門的な技術や知識は必要ありませんから、外部に委託するという方法があります。外部委託することでコア業務に専念できるというメリットがありますし、時間を節約することにもつながります。もちろん文字起こしをする内容が流出したら業績に影響が出るようなものは不可能ですが、そうでないものは外部委託して文章にしてもらうことで仕事をより円滑にできるでしょう。

翻訳会社の文字起こしなら外国語の音声でも日本語化が可能

文字起こしをする音声が日本語ではなく外国語だった場合、日本語化に対応できる依頼先を見つける必要があります。一般的な業者による文字起こしは日本語対応のみとなっている例も多いため、翻訳会社を利用するのも良い方法です。文字起こしも行える翻訳会社であれば、外国語から日本語への翻訳を行なった上でそのまま文字起こしまで依頼することができます。ただし翻訳を挟む場合、日本語化の精度も問題になるでしょう。すべての音声を一気に頼むのではなくまずはお試しで少量を依頼してみる、あるいは実績がある会社を探すといった方法がお勧めです。また、翻訳会社だからといってすべての外国語に対応できるわけではなく、一部の言語限定になっている場合もあります。英語や中国語、フランス語、ドイツ語といった世界的にも使用者が多い言語は対応可能な会社も多い一方、使用者が少ない外国語は翻訳が難しい可能性もあるでしょう。いずれの場合も日本語のみ場合よりも予算や期間を多く取り、依頼先を探すことが重要です。

信頼および品質高い文字起こし業者はコストパフォーマンスに優れている

文字起こしを行う業者は様々なところがありますが、信頼できるところは様々な面で非常に優れていることが多いようです。一般的には価格が高い所ほど信頼できると思われる傾向がありますが、このようなところは非常に多くの労力を費やし、また時間がかかることから効率が悪く問題を発生させてしまうことも少なくありません。 文字起こしは単純にテープの内容を聞いてこれを文字に変換するだけであり、素直に聞き取ってその内容を記録することで最も良いものとなります。時間をかければかけるほど作業者の思いが反映されてしまうことになり、中には様々な部分が前後の文脈を含んで改ざんされてしまうことも多いので注意が必要です。文字起こしを依頼する業者を選ぶ際には、このような部分にも注意をめぐらしコストパフォーマンスに優れているところを選ぶことが大切です。素直に単純作業で文字起こしを行うので、信用できる内容となることが多いのがその要因となっています。